Reuniones como bodas: menos canapés, más cóctel

Las reuniones hoy en día, sobre todo con la IA, son como las bodas del siglo pasado.

Convites de 3h, con entremeses a dolor, sentado en mesas con gente que con suerte medio conocías.

Jamón, queso, salmorejo, canapés, consomé, marisco, más canapés, pescado, más canapés, carne, posiblemente más canapés, postre, orujo, unos bombones y todo esto regado de barra libre de vino y cerveza… puros para asentarlo todo para luego pasar a la barra libre.

Así que acabas hablando con cualquiera, por si toca hacerte un Heimlich.

Es como las reuniones de ahora con IA. Como es fácil, te meten en reuniones con 70 diapositivas, cuadros, animaciones, colores, vídeos, personas, entrevistas a un famoso y es posible que también pongan barra libre de algo.

Confundimos cantidad con calidad.

Y nos olvidamos del menos es más.

Lo vemos clarísimo cuando somos asistentes. Que levante la mano el que ha sufrido esta semana una reunión con diapositivas rellenas de texto que se leen sin respirar.

Pero se nos olvida cuando nos toca.

Pero las bodas han cambiado. Más cóctel y menos mesa. Eliges lo que comes. Hablas con unos y con otros. Más interacción y menos empacho.

¿No deberíamos hacer lo mismo con las reuniones?

Lo que no cabe en el post: cómo montar una presentación que se entienda

El post se queda en la queja. Estas son las reglas que sigo, y sirven para cualquier reunión con diapositivas.

1. Una idea por diapositiva. Si tienes que decir dos cosas, son dos diapositivas. Si no sabes cuál es la idea, todavía no es hora de abrir PowerPoint.
2. El título es la conclusión. Escribe lo que el público debe llevarse, no el nombre del tema. Por ejemplo: «Las ventas caen en el norte» dice más que «Resultados del tercer trimestre».
3. Minimalismo: quita antes de añadir. Cada elemento que no ayuda a entender estorba: el logo en cada página, el degradado, la animación, la tercera tabla. Si el público se pone a leer la diapositiva, deja de escucharte. Garr Reynolds defiende esta idea en Presentation Zen.
4. Storytelling: cuenta un cambio. Las presentaciones que se recuerdan tienen tensión: una situación actual, lo que podría ser y el camino para llegar. Nancy Duarte lo describe en Resonate como alternar «lo que es» y «lo que podría ser».
5. La regla 10-20-30. Guy Kawasaki propone 10 diapositivas, 20 minutos y letra de 30 puntos como mínimo. Es exagerada a propósito, pero sirve de punto de partida: si no te cabe ahí, o sobra material o te falta priorizar.
6. Ensaya en voz alta. Si no puedes explicar cada diapositiva sin leerla, o sobra o la idea no está clara. Hazlo con el cronómetro delante.

Tu tarea esta semana: abre tu última presentación, elige la diapositiva más cargada, quítale la mitad del texto y cambia su título por la conclusión.

Lo que viene: la pirámide de Minto. Es la herramienta que uso para ordenar lo que quiero decir antes de abrir la presentación, y da para una newsletter entera. La dejo para otra semana, pero si queréis que hablemos de ella, decídmelo en los comentarios del post o respondiendo a este correo.

Y tú, ¿cuántas diapositivas de tu última reunión recuerdas hoy?

Israel

PD: la semana siguiente, cómo repartir decisiones para que tu equipo deje de esperarte.