De cinco canales a uno: la regla que uso

Hola,

Correo, chat del equipo, otro chat para lo urgente, una hoja compartida y las notificaciones del móvil. Cinco sitios donde puede estar lo que necesitas, y ninguna certeza de cuál mirar primero.

Eso no es estar informado. Es estar disperso. Y la solución no pasa por prestar más atención, sino por tener menos puertas de entrada.

Cómo hice la reducción con mi equipo

Empecé por lo más aburrido: apunté, durante una semana, por qué canal me llegaba cada cosa y cuántas de esas cosas eran de verdad para mí. El resultado fue incómodo: casi la mitad de los canales repetían lo que ya llegaba por otro o se dispersaban.

• Instauré la primera regla: lo urgente siempre por teléfono. ¿Qué pasó? Empezaron a llamarme por tonterías, así que les dije amablemente pero sin vacilación que, si no era ese el medio, les colgaba y lo pusieran donde debía. Si me llamas y no es urgente o personal, te cuelgo.
• Eliminé el segundo chat «para lo urgente». Ya no tenía sentido.
• Eliminé las notificaciones del correo en el móvil. El correo se mira dos veces al día, a horas fijas.
• En mi empresa se puede usar SharePoint, así que instauré varias reglas más: los documentos en un sitio, el chat de grupo por esa plataforma, no WhatsApp, las informaciones necesarias en ese mismo sitio, y los recordatorios, compromisos y demás en una lista compartida.
• Dejamos de compartir emails con documentos que luego era complicado encontrar. Acabaron en un directorio en SharePoint.
• Los recordatorios, eventos y otras fechas, al calendario de SharePoint.
• La lista de tareas, idem.

Todos tienen visibilidad y, con cuatro acuerdos básicos, pueden trabajar del mismo modo.

La regla exacta

Cada tipo de información tiene un único canal. Si llega por otro, no se atiende ahí: se redirige.

Una tabla de tres columnas lo resume: tipo de información → canal → plazo esperado de respuesta. Por ejemplo: aviso operativo → chat → mismo turno; decisión o petición con histórico → correo → 24 h; estado del trabajo → hoja → se consulta, no se pregunta.

Lo difícil son las dos primeras semanas: la gente seguirá escribiendo por el canal de siempre. Responde con una sola frase amable: «Pásalo por X, por favor». Sin sermón. A la tercera semana, ya lo hacen solos.

Es importante, de cualquier modo, que les obligues a cambiar el canal a cada uno. Si lo haces tú, estarás muerto de nuevo.

Tu tarea esta semana (15 minutos)

Anota durante dos días por dónde te llega cada cosa. Después, escribe la tabla de tres columnas con lo que haya. Elimina un canal y mándale un mensaje al equipo con la regla.

Y dime: ¿cuántos sitios revisas hoy para sentir que estás al día? Contesta a este correo.

Israel

PD: dentro de una semana, qué hacer con los objetivos del año que nadie vuelve a mirar.